在職証明書のフォーマットを無料でダウンロード
ほいくisメンバーに登録（無料）すると、在職証明書の書類フォーマットを無料でダウンロードすることができます。ぜひご利用ください。
在職証明書とは
在職証明書は保育士が認可保育園に何年勤務していたか証明する書類です。就労証明書、勤務証明書とも呼ばれます。認可保育園へ転職する際に必要な書類です。転職経験がある場合、今まで勤務したすべての認可保育園の在職証明書を用意しなければいけません。また、1日6時間以上かつ月20日以上勤務している職員が対象となり、パートや派遣社員として働いた期間も対象になります。認可保育園以外で働いていた場合、保育士の経験として換算されないこともあります。
在職証明書が必要な理由
認可保育園への転職する時に、在籍証明書が必要なのはなぜでしょうか？それには国が実施する処遇改善等加算制度という補助金制度が関係しています。処遇改善等加算制度は、保育士のお給料を上げて保育士不足を解消することを目的に、2013年（平成25年）からスタートしました。処遇改善手当の対象となるのは認可保育園のみとなり、受け取るためには保育園側が事前に申請することが必要となります。処遇改善等加算には、勤務年数に応じて給料が上がる「処遇改善等加算Ⅰ」と、役職に就くと給料が上がる「処遇改善等加算Ⅱ」があります（2023年6月時点）。
在職証明書は「処遇改善等加算Ⅰ」の申請に必要
処遇改善手当の対象となる認可保育園は職員の補助金をまとめて申請します。受け取った補助金は、保育園から保育士に支払われます。「処遇改善等加算Ⅰ」の場合は、基本給・手当・賞与に充てられ、「処遇改善等加算Ⅱ」の場合は毎月、月額の給与に該当金額が上乗せされます。「処遇改善等加算Ⅰ」で申請する場合、保育士の経験年数に応じて支給される補助金が決まるシステムになっています。補助金を申請する時には経験年数を証明する書類が必要になります。履歴書などは自称の経験年数となるため、公的書類として在職証明書が必要になるのです。
「処遇改善等加算Ⅱ」で申請する場合は、保育士の経験年数の他に職務分野別リーダーの経験やマネジメント等の研修を修了したこと、該当する役職について発令を受けていることなどが条件となります。
入手方法
在職証明書は、転職先となる保育園が代行して前の保育園へ依頼して取得する場合もありますが、保育士自身が前の職場へ依頼して取得するケースがほとんどです。受け取り方法は、退職日に直接受け取る、もしくは退職してから後日郵送受け取る2つのパターンがあります。後日受け取る場合は書面で依頼するのが一般的です。メールなど書面で依頼する場合は、念のため電話でフォローしておくことをおすすめします。
退職日に受け取る
退職後の勤務先が決まっているなどの理由で退職日に在職証明書を受け取りたい場合には、在職証明書がほしいことを早めに伝えましょう。在職証明書のフォーマットを自分で作成してほしいと言われたときには、必要事項を盛り込んで作成します。「発行依頼者の氏名・生年月日・住所・雇用期間・雇用形態・役職・勤務地・職務内容・発行日・発行元の保育園名・保育園住所・証明印」を記載するのが一般的です。自分で在職証明書を作成するときに使える、在籍証明書のフォーマットを用意しました。ほいくisに会員登録するとWord形式でダウンロードすることができます。
後日郵送で受け取る
以前勤務していた認可保育園などに在職証明書を受け取るときには、書面に以下の事項を記載して発行を依頼しましょう。宛名
一番左上に依頼先の保育園名を正式名称で明記します。名称は略さずに書くことがマナーです。
送付日（作成した年月日）
依頼文を作成した年月日を書面の右上部分に明記します。
件名
依頼内容がひと目でわかる件名を書きましょう。「在職証明書発行のお願い」や「在職証明書発行ご依頼」などが望ましいです。
挨拶文
手紙は一般的に「拝啓」「謹啓」などの頭語で始まり結語で終わります。頭語から一文字空けて挨拶文を書き始め、挨拶文の冒頭は季節に合った時候の挨拶を入れます。
本文
「さて」や「つきましては」などの起辞を入れ話題を切り替え、本文へ繋げます。 本文には新しい職場が決まったため在職証明書を発行してほしい内容を書きます。その時、発行部数、在職証明書の郵送先、返送期限をきちんと明記しましょう。期限は日数に余裕を持って提示することが望ましいです。
結びの言葉
必ず「お忙しいところ、お手数をお掛け致しまして申し訳ありません。ご配慮のほど何卒よろしくお願いいたします」などの結びの言葉と、結語で締めましょう。また、頭語と結語は対となる組み合わせがあるので覚えておくと良いでしょう。
差出人の情報
内容としては、氏名、住所、連絡先（電話番号）を書きます。きちんと連絡がつく正確な情報を記載しましょう。差出人の情報を書く場所は、宛名の左下か結語の下となります。
入手時の注意点
在職証明書を入手するときに注意しておきたい点をまとめました。書類を入手するときや転職先に提出する前に確認してください。時間に余裕をもって発行を依頼する
保育園の行事が重なる時期は、書類が発行されるまで思っている以上に時間がかかることがあります。時間に余裕をもって発行を依頼するようにしましょう。書面でお願いした後、電話でもお願いしておくと安心です。履歴書と相違がないか確認する
履歴書に書いた役職や経歴、在職年数と在職証明書の内容が異なっている場合、経歴詐称を疑われる可能性もあります。採用可否に影響する恐れもありますので、転職先へ提出する前に確認を忘れないようにしましょう。在職証明書のコピーを保管する
新しい勤務先に在職証明書を提出すると、本人の元には戻ってきません。念のためコピーを取って保管しておくようにしましょう。万が一勤務していた保育園が閉園になったときに在職証明書のコピーが役立つこともあります。転職後もコピーを保管しておくことをおすすめします。書面で在籍証明書の発行を依頼するときの文例
書面で在籍証明書を発行してもらうときの依頼文例をご紹介します。前の勤務先のフォーマットで在職証明書を発行してもらう場合
前の勤務先のフォーマットで在職証明書を発行してもらう場合には、書類に入れる必要項目と期日、数量を指定して発行を依頼しましょう。以下の文例を参考にしてください。こちらの文面はWordでダウンロードすることができます。
こちら側でフォーマットを指定する場合
在職証明書のフォーマットをこちら側で用意する必要があるときは、在職証明書のフォーマットを用意して依頼しましょう。依頼するときの文面と在職証明書のフォーマットを用意しました。ダウンロードしてご利用ください。
在職証明書の手配をスムーズに
いかがでしたでしょうか。在職証明書は、国から補助金を受けて運営している認可保育園に転職する時に必要な書類です。今回紹介した受け取り方法を参考にスムーズに依頼しましょう。転職活動をする時には履歴書を書いたり書類を用意したり、やるべきことがたくさんあります。一つ一つクリアして自分にあった職場を見つけてくださいね。
【関連記事】
