電話をかけるときに失敗しないための心構え
電話対応には、社会人としてのマナーやコミュニケーション能力、人柄などが現れます。電話でのやりとりから、他人への気遣いができる人かどうか判断されることもあります。転職活動における電話対応でマイナスの印象を持たれてしまうと、その後の選考に悪影響を与える可能性もあるので注意が必要です。
電話をかける前の準備
電話をかける前に準備するもの
- 応募する求人票
- 筆記用具
- カレンダーやスケジュール帳
- 質問事項をまとめた紙
電話をかける前に準備しておきたいのは上記の4点です。面接日や見学日を決めるときのために、カレンダーやスケジュール帳を手元に用意しておきましょう。また、あらかじめ質問事項をまとめておくことをおすすめします。求人票に載っている情報は質問しないよう、事前に確認しましょう。
静かな場所へ移動する
電話をかけるときは、お互いの声がよく聞き取れるように室内などの静かな場所へ移動しましょう。携帯電話でかけるときは充電に余裕があるか確認しておくと安心です。
電話をかけるタイミングを見計らう
電話を受ける側の状況を考慮して電話をかけるタイミングを見計らうことが大切です。保育園の場合、始業前後と就業間際は忙しい時間なので避けた方が良いでしょう。また、求人を確認して終業時間後に電話をかけるのも避けたほうが良いでしょう。電話をかける時間帯は14～16時頃がおすすめです。忙しい時間にしか電話ができない場合には「お忙しい時間に申し訳ありません」など、相手の状況を配慮した言葉を添えて要件を伝えましょう。お互い気持ちよく会話をするためにも、気遣いが大切です。
電話をかけるときの流れ
受付の方との電話
まず、電話を受けた方には以下の点に注意して要件を伝えましょう。
挨拶
使う挨拶のフレーズは、「お世話になります。」か、かける時間にあわせて「おはようございます」「こんにちは」で良いでしょう。この挨拶の声で第一印象が大きく左右されますので、元気よくハッキリ挨拶をするようにしてください。
名乗る
「私、●●●●と申します。」
初めて聞く方のお名前は聞き取りにくいものです、一気に早口で言ってしますのではなく、少しやりすぎなくらいゆっくり、1音ずつ区切って、はっきりと名乗りましょう。聞き返された場合、何度も名前だけを繰返すのではなく、伝わる工夫をしましょう。
電話の要件を簡潔に伝える
「●●に掲載されております、貴園の保育士求人を拝見してお電話しました。まだ募集中であれば応募をしたいのですが、採用の○○様はお手すきでしょうか。」
求人を複数の媒体に出していることもあるので、どの媒体から、どの職種に興味を持っているのか簡潔に伝えましょう。職種により電話をつなぐ担当者が異なる場合もあります。また、応募したいのか質問をしたいのか、または園見学をしたいのかもはっきりと伝えるようにしましょう。
採用担当の方との電話
受付の方と同様に失礼が内容「挨拶・名乗る・要件を簡潔に伝える」ことを心がけてください。さらに以下の2点に留意して電話対応をしましょう。
応募方法の確認
求人票に書かれているとおりで間違いないか、確認をしましょう。
電話対応していただいたお礼
「本日はお忙しいところご対応いただきありがとうございました。失礼いたします。」
採用担当者は多くの求職者からの電話対応をしています。忙しい仕事の合間に電話対応をしていただいたという感謝の気持ちを忘れずに、最後にきちんとお礼を伝えましょう。
電話をかけるときの注意点
応募先に電話をかけるときには、選考が始まっているという気持ちで臨むことが大切です。ここでは電話をかけるときに注意しておきたい点をお話しします。
言葉遣いの注意点
「もしもし」
つい使ってしまいがちな言葉ですが、ビジネスの場で使うことはNGです。社会人としてのマナーが身についていないという印象を与えてしまう可能性があります。「お忙しいところ恐れ入ります」などの挨拶から入りましょう。
「了解しました」
了解という言葉は、目上の人が目下の人に対して使う言葉です。「承知いたしました」を使うようにしましょう。
まとめ
今回は、保育士の求人を電話で応募・問い合わせをするときのポイントについてお話ししました。顔の見えない相手と話すことは緊張しますが、慌てずはっきりと、丁寧に話すことを心掛けましょう。 電話で良い印象を持ってもらうことができれば、面接など顔を合わせたときにスムーズに進むこともあります。しっかり準備をして、転職を成功させましょう！
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