保育園では、子どもや保護者だけでなく、職員や園の運営に関わるさまざまな書類を扱っています。大切な情報を守るために、どのような保管方法をとっているのでしょうか。今回は、公式Instagramでのアンケート調査で分かった重要書類の管理状況についてご紹介します。
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【調査結果の転載について】 本調査結果については、以下の2点に対応いただければ転載することが可能です。 1. 出典元として「ほいくis」を明記 2. Webサイトに掲載する場合は下記のリンクを設置 URL：https://hoiku-is.jp/ ※リンク設置ができない場合は、個別に問い合わせフォームからご相談ください。 |
園内の重要書類とは
保育園にはさまざまな書類が存在します。その中でも氏名や連絡先などの個人情報や、園の機密事項が記された書類は「重要書類」として、厳重に管理されるべき物となっています。まずは、重要書類の種類について見てみましょう。園児や保護者に関する書類
※園によっては、名称や内容が異なります。
- 入園申請書
- 健康調査書
- 児童台帳
- 緊急連絡先リスト
- アレルギー診断書
- 保育料納付書
- 登園・降園時間表
園の運営に関する書類
※園によっては、名称や内容が異なります。
- 職員の記録（給与明細・自己評価など）
- 財務関連（決算書・資金計画など）
- セキュリティ関連（防犯システム詳細・緊急時の対応方法など）
- 業者関連（契約書や領収書など）
これらの重要書類は不適切な取り扱いをすれば、法的な問題や信頼損失につながるため、厳重な管理が求められます。
重要書類の保管状況
ここからは、アンケートの回答を見ていきましょう。現在の保管形式
| 紙の書類 | 52.1％（728件） |
| 電子データ | 13.1％（183件） |
| 紙と電子データの両方 | 34.8％（487件） |
保育業界でもICT化が進むと共にデータ管理をする園が増えてきていますが、現在も紙で保管している園が全体の86.9%と、非常に多いことが分かります。
現在の保管方法
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