園内の連絡ってどうしていますか？
口頭での会話が多く、記録に残らない
園内のコミュニケーションはどのようにとっていますか？ほいくisのアンケートによると口頭での会話が59.6％と一番多く、そのほか内線や携帯電話など記録に残らない方法で情報を共有していることがわかりました。
調査対象： Instagramユーザー
調査期間：2022年3月1日
有効回答数：園内での、日常的な職員間の連絡手段（情報共有方法）を教えてください 回答数1312件
「伝えた」「聞いていない」問題がトラブルに
園内のコミュニケーションは、シフト勤務でバラバラのため全員で集まることが少なく、口頭だと「伝えた」「聞いてない」のトラブルが起こりやすいですよね。結果として子どもたちや保護者に迷惑が掛かってしまうということも…保育者同士のコミュニケーションを改善する秘密とは？
お話を伺ったのは、大阪で企業主導型保育園を運営するSPオーク保育園。事務職員の小林さん、施設長の澁野さんにお話を伺いました。導入前の課題
- 園全体：業務連絡は口頭、個人LINEを利用し、連絡漏れや業務時間外での連絡となることがあった
- 保育士 ：個人のLINEを仕事に使うのは抵抗があった
- 運営担当：個人情報などの漏えいを防ぐため、仕事用に適切な連絡手段を整備する必要があった
保育の現場で役に立つ！LINE WORKS
LINE WORKS（ラインワークス）とは？
みなさんがよく使っているLINEとは別のアプリで、いわば「お仕事専用のLINE」。使い方はいつものLINEとほとんど同じですが、お仕事専用のアプリだから、プライベートとお仕事との使い分けが可能なんです。
保育園ならではの活用ポイントが！
こちらの保育園では職員間の連絡にLINE WORKSのフリープランを活用。正職員・パート職員19名全員にアカウントを配付し、遅番勤務の保育士 から早番勤務の保育士へ の申し送りをはじめ、ブログ掲載記事の原稿チェックやシフト表の共有などにも活用しているそうです。
LINE WORKS導入後の変化
Q.具体的な導入効果をおしえてください！
ポイント①全体への情報共有がスムーズ
LINE WORKSを導入した一番の効果は、リモートコミュニケーションの円滑化です。例えば職員の休暇希望は、紙ベースの申請だと出勤日しか行えませんが、LINE WORKSなら、どこからでも確実に伝えられますし、申請タイミングの気遣いも不要です。
ポイント②大事な連絡を簡単にシェア
私は施設長として当園に勤めていますが、グループトークで画像や動画を交えたコミュニケーションが行えることに助けられています。
例えば、季節やイベントに応じた壁面かざりについて指示する場合も、画像や動画をグループに送るだけで簡単にイメージ共有できます。
最近の活用は、職員会議の議事録を全員に共有できるようにしています。職員会議は、全職員が参加できないことや、議事録を紙で管理していると、誰かが持っているときは、他の職員が見ることができず、良いタイミングで内容確認をすることができないため、とても役立っています。
また、行事計画表の共有にも使用しています。クリスマス会や遠足などの日案を事前にLINE WORKSで共有しておくことで、全員で話し合うときにそれぞれの意見が出やすく、ミーティング時間が短縮されました。
その他の活用では保育で散歩に出た際に連絡が必要になった場合に、LINE WORKSの通話機能を使って業務端末で連絡を取り合っており便利ですね。
ポイント③予定の見える化でスッキリ
掲示板機能を使ってシフト表をかんたんに共有できることも効果の一つです。当園の場合、パート職員が多いこともありシフト調整が度々発生しますが、LINE WORKS導入後は、PDFファイルに出力したシフト表を掲示板にアップロードするだけで、全職員に情報が一斉に行き渡りますし、最新の情報にいつどこからでも確認でき、誰が既読かも分かります。
保育園で使うからこそ見えてきた効果
Q. LINE WORKSを使うことで、みなさんのお仕事はどう変わりましたか？
保育はチームで動く仕事ですが、保育士同士のコミュニケーションがよりスムーズに取れるようになったことが大きな変化だと思います。保育士は早番と遅番シフトがあり、また自身が子育て中の職員もいますので、自分の時間に合わせて情報伝達できるようになったことは、保育士のワークスタイルの充実につながっています。
施設の運営者としては、アカウントをこちらで管理できるので、個別の友だち追加もいりませんし、退職者が出た場合もアカウントを削除するだけでグループからも自動退出されますので、個人情報、経営情報などの漏えいの心配もありません。
また、LINEは1アカウント1端末の縛りがありますがLINE WORKSは複数のデバイスで同時にログイン・使用できます。当園ではPCやスマホを職員と共有しているため、日によって使う端末が変わることがありますので、どのデバイスでもログインできるのは便利です。
Q.これから使ってみたいという園にアドバイスをお願いします！
利用開始から2年ほど経ちますが、むしろフリープランでこれだけ使えていいの？というのが正直なところです。フリープランは100名までアカウントを作成できるので、当園くらいの規模でグループウェアなどコミュニケーションツールの導入を検討しているなら、まずはLINE WORKSのフリープランをおすすめしたいです。
いまならてぃ先生監修LINE WORKS活用ハンドブックをプレゼント！
てぃ先生からの解説付きで保育現場の業務シーン別にLINE WORKSをフル活用するための方法とコツをご紹介しています。ぜひダウンロードしてチェックしてみてくださいね。
